Les entreprises utilisent le potentiel de leurs plateformes UCC pour mettre en place des lieux de travail numériques.
Les lieux de travail numériques changent actuellement notre monde du travail. Ils rassemblent tous les canaux de communication sur le bureau de l’employé et les étendent avec des options flexibles de collaboration et d’intégration. Les natifs du numérique mobile ont ainsi un accès continu à toutes les informations pertinentes de l’entreprise – n’importe où et à tout moment, de manière aussi productive qu’au bureau. Au moins c’est la théorie. Dans la pratique, la mise en place d’un espace de travail numérique s’avère souvent être un projet d’intégration exigeant qui pose aux entreprises des défis importants. Dans la partie 1 de l’article, nous expliquons les premières étapes de la mise en place de lieux de travail numériques aujourd’hui.
L’espace de travail numérique – un lieu de travail innovant et entièrement numérisé, où chaque employé trouve exactement les outils et les canaux de communication dont il a besoin dans la vie de tous les jours – est actuellement en tête de liste de souhaits dans de nombreuses entreprises. Dans la pratique, cependant, de nombreux services informatiques sont dans un premier temps submergé par le projet de migration extrêmement complexe. La mise en œuvre n’est souvent pas si difficile : si vous utilisez une plateforme UCC puissante et moderne et que vous avez les bons partenaires à bord, vous avez déjà défini la voie la plus importante pour un projet réussi.
Étape 1 : regrouper les canaux de communication
Les lieux de travail modernes se caractérisent par un mélange coloré de canaux de communication synchrones et asynchrones et de terminaux : selon la situation et les besoins, les employés communiquent par téléphone et messagerie vocale, visioconférences et audioconférences, e-mail et chat ou même traditionnellement par fax. Cette variété de médias est difficile à garder à l’esprit. Pour aggraver les choses, chacun de ces canaux est reçu sur une multitude de terminaux : les e-mails s’ouvrent généralement en parallèle sur le PC de bureau et le smartphone, tandis que les appels passent souvent simultanément sur le combiné DECT, l’iPhone et le bureau. Soyez signalé. Le résultat est souvent des processus de communication confus : si les historiques de discussion, les carnets d’adresses, les listes d’appels et les messages vocaux sont chacun répartis sur trois ou quatre appareils, La recherche du bon numéro de téléphone prend beaucoup plus de temps. De plus, l’accessibilité des employés en souffre et l’effort administratif augmente avec chaque canal et chaque appareil.
Il n’est donc pas étonnant que le regroupement des canaux de communication soit au centre de la plupart des initiatives en milieu de travail numérique. Sur le plan technologique, cette exigence peut être satisfaite au mieux aujourd’hui en utilisant une solution de communications unifiées moderne. Les systèmes, hébergés dans le cloud ou sur site, remplacent le système téléphonique classique de l’entreprise par une plate-forme entièrement IP et, en normalisant l’infrastructure, créent les conditions pour fusionner la téléphonie avec tous les autres canaux de communication dans un seul client UCC. En fonction du lieu de travail et des exigences, celui-ci peut être installé sur le PC de bureau, le notebook et le smartphone de l’utilisateur. Cela met un terme à la prolifération des appareils dans de nombreuses entreprises. Cela facilite la tâche des employés pour garder un œil constant sur vos contacts clients et les traiter dans une qualité uniforme. La migration vers une solution IP offre également un certain nombre d’autres avantages – par exemple en ce qui concerne une administration plus facile, un choix plus large de terminaux et les interfaces ouvertes de la plateforme.
Étape 2 : Préparer le terrain pour une collaboration efficace
Une fois que les canaux de communication ont été regroupés sur le lieu de travail numérique, l’étape suivante consiste à définir le cap d’une collaboration efficace en équipe. Les outils de collaboration qui offrent le plus d’avantages dans des cas individuels dépendent en grande partie de l’industrie et du domaine de responsabilité de l’employé : un représentant commercial mobile mettra l’accent sur des fonctions complètement différentes de celles de l’assistance de ses collègues. Cependant, certaines fonctionnalités jouent un rôle clé dans tous les domaines :
– Les modèles de postes de travail numériques réussis sont généralement basés sur une gestion de la présence à l’échelle de l’entreprise, qui tient les employés informés du statut et de la disponibilité de leurs collègues. Idéalement, les rapports de situation devraient aller au-delà d’un simple « présent / absent » et informer également les collègues sur le lieu et la durée prévue de l’absence afin de toujours pouvoir fournir des informations aux appelants.
– La clé d’une collaboration efficace dans des équipes réparties est le partage : des fonctionnalités telles que le partage d’écran, le partage de fichiers et le partage de documents permettent aux employés de travailler ensemble sur des projets difficiles tout en conservant une vue d’ensemble des horaires, des statuts des fichiers et des processus.
– Avec la numérisation qui progresse rapidement, les entreprises disposent de nombreux points de départ pour intégrer de manière transparente leurs outils de communication dans les applications ERP ou CRM existantes – et ainsi permettre une collaboration encore plus efficace. De nombreuses plates-formes UCC disposent aujourd’hui d’interfaces flexibles pour connecter les bases de données clients et les systèmes de facturation existants. De cette manière, les employés peuvent, par exemple, ajouter automatiquement des conversations aux fichiers clients et les facturer à la minute à la fin du mois.
Idéalement, ces fonctionnalités devraient également être intégrées de manière transparente dans l’interface utilisateur du client UCC afin de pouvoir y accéder sans interruption de média.
Étape 3 : le lieu de travail numérique devient mobile
Le travail quotidien classique de neuf à cinq heures au bureau est l’exception plutôt que la règle dans la plupart des entreprises d’aujourd’hui : des représentants commerciaux aux rendez-vous clients aux techniciens d’assistance mondiaux et aux employés à temps partiel au bureau à domicile Aujourd’hui, presque toutes les entreprises comptent un grand nombre d’employés mobiles. La nouvelle génération en particulier, qui entre désormais dans la vie professionnelle, impose des exigences élevées à la flexibilité de ses lieux de travail. Pouvoir travailler n’importe où et en déplacement est un must absolu pour cette génération – ceux qui n’offrent que des espaces de bureau classiques avec un PC fixe ne pourront pas conserver leurs collègues nouvellement gagnés sur le long terme.
L’expérience montre que les collaborateurs mobiles bénéficient en particulier des opportunités offertes par le Digital Workplace : avec les bons outils à portée de main, les collaborateurs peuvent toujours être joints en déplacement sous un seul numéro et communiquer aussi efficacement qu’au bureau. De cette manière, ils restent accessibles et capables de fournir des informations aux clients et collègues – et peuvent traiter toutes les demandes entrantes de haute qualité.
Les concepts de mobilité pour le Digital Workplace vont bien au-delà du simple renvoi d’appel vers les smartphones ou vers les connexions à domicile : STARFCE propose aujourd’hui également à ses clients UCC sous la forme de puissantes applications pour smartphone qui transforment les appareils Android et iOS en véritables extensions Transformez le système téléphonique. Les employés peuvent non seulement passer et recevoir des appels sur le smartphone en utilisant le numéro de bureau familier, mais également emporter avec eux tout l’environnement de communication et de collaboration depuis le bureau : de la liste d’appels à l’annuaire téléphonique en passant par l’historique des discussions et à Informations de présence. Même des fonctions de confort sophistiquées telles que l’appel à des conférences ad hoc, la gestion à distance du transfert d’appel ou la gestion des paramètres iFMC peuvent être facilement utilisées sur un smartphone.
Important en ce qui concerne le contrôle des coûts : dans l’idéal, les clients de smartphones modernes devraient prendre en charge SIP-over-WLAN en plus des connexions GSM et SIP-over-LTE classiques afin de passer des appels dans les hotspots gratuitement. Dans le cas de la téléphonie via GSM ou LTE, il s’est avéré utile d’acheminer les appels entrants et sortants via le système téléphonique afin de les transférer vers le réseau téléphonique public moins cher. En particulier, les entreprises avec de nombreux employés mobiles ou une force de vente internationale peuvent bénéficier des possibilités des lieux de travail numériques mobiles à des conditions extrêmement favorables.
Conclusion : Digital Workplace oui, Disruption non
Les innovations technologiques de ces dernières années permettent aux entreprises de tous secteurs et de toutes tailles de fournir à leurs employés des espaces de travail numériques efficaces et indépendants de leur emplacement. Vous pouvez choisir entre une grande variété d’options de déploiement – de la solution cloud aux machines virtuelles en passant par l’appliance sur site – et mettre en œuvre presque tous les scénarios d’intégration imaginables à l’aide de clients UCC flexibles.
Avec tout cela, cependant, il faut toujours garder à l’esprit que le véritable défi lors du passage aux lieux de travail numériques n’est souvent pas la technologie mais la gestion du changement dans l’entreprise. Ce n’est que si nous réussissons à convaincre tous les collaborateurs de la valeur ajoutée et du potentiel des solutions à un stade précoce qu’ils les utiliseront également dans la vie quotidienne et assureront ainsi un retour sur investissement rapide. Par conséquent, les solutions pour le lieu de travail doivent être aussi configurables individuellement que possible et répondre aux exigences des natifs numériques mobiles ainsi qu’aux exigences des collègues plus âgés qui ont grandi avec la variété des fonctionnalités RNIS.
Compte tenu de la grande complexité d’un tel projet de migration, les entreprises ont tout intérêt à intégrer le fabricant et les intégrateurs de la solution à un stade précoce. Ensemble, les partenaires assurent une mise en œuvre fluide et aident l’équipe à exploiter pleinement le potentiel des espaces de travail numériques dès le premier jour.